5W2H: o que é?

A metodologia 5W2H é um dos vários termos amplamente utilizados dentro da administração empresarial, e se faz fundamental para que gestores e colaboradores organizem ações e atinjam as metas estabelecidas dentro dos objetivos estratégicos. Independente do setor, esta matriz pode ser aplicada desde o departamento de qualidade até o de comunicação, passando pelos níveis estratégico, tático e operacional.  

Na prática, esta ferramenta de acompanhamento do plano de ação representa quase um “roteiro” de 7 perguntas, as quais devem ser respondidas antes de iniciar um projeto.  

A partir das respostas você compreenderá de forma detalhada e descritiva o mapa de atividades que precisam ser executadas, do início ao fim dos projetos.

A sigla vem das palavras em inglês:  

5W:

• What? (O que será feito?)
• Why? (Por que será feito?)
• Where? (Onde será feito?)
• When? (Quando será feito?)
• Who (Por quem será feito?)

2H

• How? (Como será feito?)
• How much? (Quanto vai custar?)

Desenvolvendo um plano de ação com 5W2H de forma simplificada:

Não há necessidade de sair buscando softwares específicos de gerenciamento de projetos. Você pode começar hoje mesmo aplicando o “roteiro” em planilhas como o Excel.

1. Defina claramente a atividade a ser realizada;

2. Associe a ação à problemática da empresa e/ou como isso contribuirá para que se atinja os objetivos estratégicos da empresa;

3. Defina onde (em que ambiente, praça, etc) cada tarefa deverá ser executada;

4. Estipule a data de início e fim para a entrega de cada atividade;

5. Distribua as atividades de cada colaborador responsável envolvido no projeto;

6. Defina como cada tarefa deverá ser executada;

7. Estime os custos envolvidos na atividade.

Importante: Interaja com a equipe durante o processo. O feedback é importante para que os envolvidos se sintam motivados, além deles poderem compartilhar insights que podem ser valiosos sobre o desenvolvimento.  

Exemplo de uma ação do mapa 5W2H:

Alguns benefícios ao utilizar o 5W2H:

• Organização e clareza das atividades;

• Auxilia no planejamento de recursos uma vez que envolve a definição dos investimentos/orçamentos (budget);
• Auxilia na tomada de decisões;
• Reforça a cultura de comprometimento das entregas, uma vez que parte da definição de prazos e responsáveis;
• Auxilia para que se tenha uma equipe mais focada e direcionada, entre outros.

Vale ressaltar que o 5W2H é uma das etapas mais importantes dentro do Planejamento Estratégico!

A Xtrategy conta com uma equipe especializada, que atua tanto na construção quanto na implementação do Planejamento Estratégico para empresas de pequeno, médio e grande porte nos mais variados segmentos.  

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