Gestão eficiente e desenvolvimento do planejamento estratégico com o auxílio da análise SWOT

O Planejamento Estratégico (PE), em seu cerne, visa contemplar os principais objetivos do negócio e sua perpetuidade e, para tanto, na sua realização é preciso possuir ferramentas consolidadas e confiáveis que tragam possíveis cenários que a empresa enfrentará durante os próximos anos. Além do PE, que vislumbra períodos temporais maiores, no dia a dia gestores também precisam de ferramentas que os auxiliem na gestão e administração de equipes, tarefas e atividades. Para a melhor eficiência de ações, tanto a níveis estratégicos quanto táticos, a utilização da SWOT enquanto base de referência se demonstra efetiva, objetiva e de fácil entendimento.

A análise SWOT (do inglês Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats), ou FOFA (no português Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças), foi criada por Albert Humphrey em 1960 e vem sendo utilizada até os dias de hoje por suas vantagens, como:

Facilidade de entendimento: por ser uma matriz com somente quatro quadrantes e resumida análise qualitativa do contexto em que a companhia está inserida;

Pode ser aplicada a diferentes níveis da organização: empresas geralmente possuem sua cadeia hierárquica embasada nos níveis estratégicos, táticos e operacionais, sendo que cada um deles possuem seus gestores ou administradores. Uma boa aplicação da SWOT pode trazer ganhos para todos, entretanto, recomendamos que seja mais amplamente utilizado nos dois primeiros níveis;
Totalmente visual: essa característica permite a fácil disseminação das informações presentes na SWOT.

Para que a análise SWOT seja aplicada adequadamente, é preciso o conhecimento de 5 premissas básicas:

Tenha dados confiáveis, tanto de fontes internas quanto externas;

Não se baseie em boatos ou generalizações, pois é o futuro da sua empresa que está sendo discutido. Sendo assim, é preciso filtrar certas informações;

De forma alguma ignore dados que não sejam favoráveis para a sua empresa, pois eles possuem um campo específico para serem lembrados e, se bem tratados, podem ser devidamente evitados;

Utilize uma equipe qualificada e multidisciplinar para o suporte na construção da sua SWOT;

A análise SWOT é uma ferramenta para chegar a um fim específico, ou seja, ela não pode ser o objetivo final, mas sim um suporte para este.

Conforme comentado anteriormente, a análise SWOT é uma matriz segmentada em quadrantes, em que cada um possui sua particularidade específica, e sua posição também indica se são fatores internos ou externos, conforme é possível visualizar na imagem abaixo:

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Fatores internos são todos aqueles que a empresa detém o controle de mudar, melhorar ou evitar que ocorram. Eles significam o grau de autoconhecimento que a organização possui, tendo em vista sua maturidade organizacional. Na matriz da análise SWOT os fatores internos são representados pelos quadrantes Forças e Fraquezas.

No quadrante das Forças, são elencados os diferenciais competitivos da organização em relação ao mercado. Podem ser variados, indo desde o diferencial do produto até valores das equipes internas.

No quadrante das Fraquezas tem-se a necessidade de compreender tudo aquilo que é possível de ser melhorado ou mudado e ir para o quadrante das forças ou ser evitado.

Fatores externos são todos os que a empresa não possui o controle de mudar ou pode começar a agir para aproveitar alguma onda que está surgindo. A representação destes fatores dentro da matriz é dada a partir das Oportunidades e Ameaças.

As Oportunidades, como o próprio nome já ressalta, são os fatores externos que podem ser aproveitados para o crescimento da empresa como, por exemplo, algum benefício fiscal em determinada região do país e que permite aproximação logística dos clientes.

Em contrapartida existe o quadrante das Ameaças, que pode ser traduzido como os fatores externos que ocorrem ou não, e que prejudicam o bom andamento ou funcionamento da companhia, por exemplo, alta da inflação.

Por fim, algumas perguntas devem ser satisfeitas, como:

O que fazer para controlar os efeitos das ameaças que a companhia possui?

Como é possível aproveitar as oportunidades que foram identificadas e transformá-las em forças da organização?
Dentre as fraquezas identificadas, quais delas é possível tratar e transformá-las em forças e quais delas é possível agir para que sejam reduzidas?
Os clientes percebem essas mesmas forças que foram elencadas como agregadores de valor do negócio?

Ao responder estas perguntas e tendo elas claramente definidas, é possível determinar e detalhar métodos de planos de ação, sendo o 5W2H mais conhecido. 5W2H origina-se das palavras em inglês: What (o que será feito?), Why (por que será feito?), Where (onde será feito?), When (quando será feito?), Who (por quem será feito?), How (como será feito?) e How much (quanto vai custar?)

Para um melhor entendimento, o exemplo abaixo é um resumo de uma possível análise SWOT para uma padaria, que a chamaremos de “Padaria do Sr. Pedro”.

[Problemática] Sr. Pedro, dono da padaria, está em processo de estruturação e melhor profissionalização de seu negócio. Para isto, ele deseja traçar suas metas e planos. Ao pesquisar na internet encontrou o artigo O que é e como se constrói um Planejamento Estratégico Empresarial?

Neste artigo Sr. Pedro verificou que foi citado a utilização da Matriz SWOT e decidiu aplicar ao seu processo de Planejamento Estratégico. Para os seus fatores internos ele percebeu que havia a necessidade de conhecer melhor o seu negócio e suas capacidades, e os seus itens identificados foram:

Forças:

Atendimento personalizado para cada cliente;
Pão francês mais premiado da região;

NPS (índice de clientes promotores da marca) de 90;
Boa localização na região central da cidade;
Realização de tele entrega;

Fraquezas:

Espaço físico não comporta consumo no local;

Máquina de pagamentos demora para realizar as transações no cartão gerando filas grandes no caixa;
ISG (índice de satisfação geral) de 30;
Pouca produtividade (possui somente 1 forno para assar os pães);

Além destes itens, Sr. Pedro também realizou a relação dos fatores externos a sua empresa:

Oportunidades:

Outra padaria fechou em região próxima ao centro deixando uma demanda reprimida;
Sala maior que comportaria mesas e cadeiras está disponível para alugar;
Serviço de entrega de salgados para empresas da região central;

Ameaças:

Grande rede de padarias a dois quarteirões de distância;

Aumento do preço da farinha;
Taxas de entrega de aplicativos altas;

Tendo essas informações claras e objetivas, Sr. Pedro poderá traçar seus objetivos do Planejamento estratégico e, posteriormente, suas metas SMART (específicas, mensuráveis, relevantes e temporais).

Agora ao saber sobre as possibilidades e aplicações da análise SWOT, que tal começar hoje mesmo com a implementação dela no seu negócio e incorporá-la ao seu PE?

A Xtrategy possui equipe especializada na construção e implementação de Planejamento Estratégicos em empresas de diversos portes e segmentos de atuação.

Ficou com alguma dúvida? Fique a vontade de entrar em contato conosco que lhe ajudaremos no que for preciso!

Vamos alavancar sua empresa?

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